Requisitos de homologación y evaluación a proveedores
5.1 Selección y evaluación de proveedores
5.1.1 Evaluación inicial
Los proveedores seleccionados serán los que cumplan alguno de los criterios de evaluación, la evaluación de los proveedores se realiza sobre la base de alguno o varios de los siguientes criterios:
- Por Datos Históricos
- Por superar una puntuación superior a 16, en proveedores que no se consideren históricos y contar con un riesgo no significativo.
Antes de contar con los servicios de un proveedor nuevo, el Responsable de Calidad, verificará que cumple con todos los requisitos legales que le son de aplicación, así como otros requisitos necesarios para prestar sus servicios.
En el caso de la subcontratación del transporte se solicitará a todos los autónomos o empresas subcontratas que cumplan con los siguientes requisitos:
- Disposición de tarjeta transporte
- Disposición de licencias y autorizaciones de aplicación
- Certificados de estar al corriente de pagos con Hacienda y la Seguridad Social
- Disponer de vehículos con equipos de frio instalados y termógrafos en caso de ser necesario.
- Certificado ATP y calibración termógrafos, en caso de aplicación.
En todos los casos GRUPO GESLOGIC, facilitará el manual del conductor a todos los conductores o a la empresa subcontratada para que se lo trasmita a los mismos, formándoles en materia de buenas prácticas de Distribución de Medicamentos.
De igual modo, si el RSIG o el Director lo estiman oportuno, se solicitará referencia de su trayectoria profesional.
Evaluación sobre la base de Datos Históricos.
Se examinará el historial de los suministros a GRUPO GESLOGIC del proveedor a evaluar, valorando, entre otros, los siguientes aspectos:
- Antigüedad en el suministro.
- Productos/servicios suministrados.
- Requisitos de Calidad, Medio ambiente y Seguridad y salud aplicables.
Para la aprobación en base a este criterio, la antigüedad con la que se trabaja con el proveedor debe ser superior a un año y sin incidencias graves.
Cabe destacar que, al inicio de las actividades de la empresa, se considerarán proveedores históricos, los proveedores que hayan prestado sus servicios por más de un año a GRUPO GESLOGIC, por lo que sus servicios ya han sido evaluados durante la prestación de estos servicios.
Cuando el proveedor a evaluar no se considere histórico (se trabaja con dicho proveedor desde hace menos de seis meses), se llevará a cabo la apertura de la ficha del proveedor R-P-7-2, realizando su evaluación inicial, valorando al proveedor según las siguientes cuestiones:
| 1. Calidad Producto / Servicio Suministrado |
| 2. Frecuencia de servicio / pedido |
| 3. Precio |
| 4. Rapidez/Disponibilidad ejecución |
| 5. Plazo de Entrega |
| 6, Riesgo |
Los 5 primeros criterios se puntuarán de 0-5, siendo 5 el valor máximo (muy bueno) y 0 como el mínimo, (muy malo).
En cuanto al criterio 6, la evaluación de riesgos se calcula con el producto de: Probabilidad x impacto, siendo significativo para valores iguales o mayores a 9.
| TABLAS CUANTIFICACIÓN RIESGOS | ||||
| Probabilidad mal servicio/suministro | Valor numérico | Impacto generado | Valor numérico | |
| Baja (nunca se ha producido) | 1 | Retrabajo sin impacto en la calidad del servicio | 1 | |
| Media (se ha producido 1 vez cada año) | 2 | Retrabajo con coste extra, sin impacto en calidad de servicio ni incumplimientos legales | 3 | |
| Casi seguro (de manera continuada) | 3 | Incumplimiento legal (GMP, MA, SST) | 5 | |
Un proveedor será “Aceptado” únicamente en el caso de tener un riesgo “no significativo” y contar con una puntación >16
| CUESTIONARIO PARA LA VALORACIÓN DE PROVEEDORES | |||||||
| CRITERIOS | PUNTOS | COMENTARIOS | |||||
| 1. Calidad Producto / Servicio Suministrado | 5 | ||||||
| 2. Frecuencia de servicio / pedido | 5 | ||||||
| 3. Precio | 5 | ||||||
| 4. Rapidez/Disponibilidad ejecución | 5 | ||||||
| 5. Plazo de Entrega | 5 | ||||||
| Puntuación | 25 | ||||||
| Probabilidad | Impacto | ||||||
| 6. Riesgo | 1 | 1 | 1 | No significativo | |||
| CLASIFICACIÓN | ACEPTADO | ||||||
Ejem; tabla evaluación
Los resultados de dicha evaluación quedarán registrados en la ficha del proveedor R-P-07-2 Ficha del proveedor, la cual se cumplimenta tras el primer servicio del proveedor.
Se realizarán las siguientes comunicaciones a los proveedores:
| Tipos de proveedor | Qué | Cómo |
| Todos los proveedores |
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Web |
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| Todas las subcontratas de transporte |
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| Subcontratas de transporte que trabajen bajo condiciones GMP |
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| Subcontratas/empresas que realicen trabajos en las instalaciones de GESLOGIC |
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Todos los proveedores son seleccionados y evaluados de forma continua, de igual modo se llevará a cabo una auditoría a todos los subcontratistas de transporte sujeto a condiciones GDP, en función de su cumplimiento con Buenas prácticas de Distribución de Medicamentos. Los resultados de dichas auditorías se registrarán en el R-P-07-06 Auditoría GDP Subcontratistas.
De igual modo todos los subcontratistas de transporte firmarán el documento R-P-07/5 Requisitos Subcontratistas transporte.
5.1.2 Seguimiento
Todos los proveedores, englobando tanto a proveedores de productos y suministros y a subcontratistas que trabajan para GRUPO GESLOGIC, una vez aprobados son seleccionados y evaluados de forma continua sobre la base de los resultados de las inspecciones en recepción de sus suministros o del día a día en el que prestan sus servicios al GRUPO GESLOGIC
Todos los proveedores homologados / autorizados, se encuentran registrados en el R-P-07-01 Listado de proveedores.
Con el fin de reflejar esta evaluación, el Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y salud laboral de GRUPO GESLOGIC, lleva a cabo el registro de cualquier incidencia, en el formato R-P-07/03, en todo caso se podrá hacer un seguimiento de las incidencias con proveedores.
La categoría de la falta se aplicará según la gravedad de la incidencia o desviación producida:
- Leve, cuando la incidencia ocurrida no genere retrasos en el desarrollo del servicio del GRUPO GESLOGIC y no afecte a la prestación de los servicios al cliente, a la calidad y seguridad de la mercancía o cualquier requisito legal.
- Grave, Cuando dicha incidencia afecte al desarrollo comentado anteriormente.
Cuando la falta cometida por el proveedor tenga el calificativo de “Leve”, el responsable de la evaluación la documentará en la ficha de incidencias, documentándola mediante un informe de no conformidad si se considerara necesario, pudiendo tomar acciones correctivas al respecto.
Cuando la falta cometida por el proveedor tenga el calificativo de “Grave”, el responsable tomará acciones documentándolas en un informe de no conformidad según sistemática del procedimiento P-10 No Conformidades, Acciones Correctivas y mejora continua. En caso necesario se podrán tomar acciones correctivas al respecto.
5.1.3 Reevaluación
El responsable de la reevaluación de los proveedores vendrá indicado en la base de datos de los proveedores en la casilla de Responsable de reevaluación, con una periodicidad anual para comprobar que éstos siguen siendo adecuados a las necesidades del Sistema de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y salud laboral establecido por el GRUPO GESLOGIC
En función de las faltas cometidas y de la eficacia de las acciones correctivas tomadas a lo largo del año con los proveedores, se tomará la decisión de:
- Continuar con el proveedor, si este no tiene incidencias de ningún tipo o hasta dos incidencias leves pero solucionadas satisfactoriamente y ninguna grave.
- Rechazar al proveedor, siempre que existan otros proveedores en el mercado que puedan sustituirle, cuando cometa alguna incidencia grave o más de dos leves no resueltas satisfactoriamente. En el caso de que este sea proveedor único no se rechazará, pero se establecerán acciones correctivas. Se reunirán el Director y el Responsable de Calidad, medio ambiente y Seguridad laboral para establecer si se continua o no con los servicios de estos proveedores, el RSIG indicará la decisión tomada en la ficha del proveedor.
Una vez realizada la reevaluación, se procederá de la siguiente forma según el caso:
- PROVEEDORES APROBADOS, si la decisión tomada es seguir con el proveedor, se anotará en la ficha del proveedor la fecha de la reevaluación (en el campo “Fecha de reevaluación”). De la misma forma, si se aprueba pero se decide tomar acciones correctivas debido a las incidencias anteriores, se anotará su número en la ficha de incidencias.
- PROVEEDORES RECHAZADOS, si se toma la decisión de rechazar al proveedor por las incidencias cometidas, por lo que se anotará en la correspondiente ficha de incidencias del proveedor este resultado.
Siempre que existan proveedores nuevos (no considerados históricos) se procederá a la apertura de una ficha del proveedor y se llevará a cabo su evaluación inicial.
Se considera que los proveedores evaluados inicialmente son históricos tras prestar sus servicios más de un año a GRUPO GESLOGIC, sin cometer incidencias graves.
Cada vez que el Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y salud laboral abra una no conformidad a los proveedores, englobándose a todos los proveedores, a los que se realizan compras/pedidos, de servicios lo registrará en el “R-P-07/3 Registro de No Conformidades de proveedores”.
Si el RSIG, lo considera oportuno podrá abrir un parte de no conformidad actuando de acuerdo a lo establecido en el procedimiento P-10 NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y MEJORA.
Con una periodicidad, al menos anual, el Responsable de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y salud laboral, evalúa la calidad en el servicio de los proveedores en base a las No Conformidades imputables a los proveedores que se encuentran recogidos en el formato “R-P-07/3 Registro de No Conformidades de proveedores”.
No obstante es el Director el que determina si continuar o no con un proveedor determinado independientemente de las incidencias cometidas por parte de éste.
Los subcontratistas o proveedores que tengan afección al medio ambiente, se les hará entrega R-P-07/4 Información requisitos ambientales proveedores/subcontratistas. En materia de Seguridad y salud, se cumplirá con el PSS-03 Coordinación de actividades empresariales.
